Система "BizPak Operations"

"BizPak Operations" - автоматизированная система управления перевозками для компании Армадилло Бизнес Посылка (BIZPAK), занимающейся организацией грузоперевозок с использованием собственного и арендованного автомобильного парка в пределах России.

Информационная система управления перевозками разрабатывалась для предприятия, специализирующегося на организации грузоперевозок с использованием собственного и арендованного автомобильного парка в пределах России.

Разработанная система управления перевозками автоматизирует основные бизнес-процессы транспортного предприятия:

Учет транспортных средств, стоящих на балансе предприятия:

• Тип транспорта (грузовой, такси, универсал, трак);
• Модель транспортного средства;
• Государственный регистрационный номер транспортного средства (возможна перерегистрация с сохранением всех эксплуатационных данных);
• Гаражный номер транспортного средства;
• Показания спидометра (км) транспортного средства, с сохранением истории изменений после каждого рейса и рабочего дня;
• Расход топлива (л) – суммарный расход топлива или учет заправок;
• Состояние транспортного средства (на линии, в ремонте и т.п.), с сохранением истории изменений.

Учет персонала:

• ФИО;
• Таб. номер;
• Код филиала (для учета распределения персонала по филиалам);
• Тип – код категории сотрудника (водитель, менеджер, курьер);
• Должность (по кадровому учету);
• Состояние (болен, в отпуске, уволен) с сохранением истории изменений;
• Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи паспорта, кем выдан);
• Данные водителя:
  • Водительские права – описание водительских прав (номер, класс транспортного средства и т.п.);
  • Домашний телефон, мобильный телефон, пейджер;
  • Районы, закрепленные за водителем (с указанием основного района);

Прием и оформление заказов на перевозку:

• Регистрация клиентов, которым предоставляются услуги по перевозкам;
• Прием новых заказов на перевозку груза;
• Предварительная оценка стоимости перевозки;
• Поиск и редактирование отложенных заказов на перевозку груза;
• Передача информации диспетчеру;
• Поиск, просмотр, редактирование, копирование, возврат заказов на доработку при возникновении проблемных ситуаций, протоколирование процесса общения с клиентом;
• Отмена заказа и протоколирование причины отмены;
• Автоматическая генерация регулярных и эксклюзивных заказов;

Отчеты по заказам на перевозку:

• за период;
• по количеству заказов;
• по клиентам;

Обработка груза:

• Забор груза у отправителя по указанному адресу и контроль факта забора .
• Доставка груза получателю и контроль доставки.
• Самостоятельный привоз отправителем груза на терминал.
• Самостоятельный вывоз получателем груза с терминала.
• Взвешивание, измерение габаритов, упаковка груза.
• Маркировка груза бирками для автоматической обработки на терминале.
• Страхование груза.
• Перевозка груза в другой город регулярными рейсами.
• Контейнерная перевозка груза (транзитные кэйджи), комплектация / раскомплектация, пломбирование контейнера.
• Оперативное управление проблемным грузом.
• Справочник типов упаковок.
• Справочник средств пакетирования
• Справочник характера груза.
• Справочник инкотермов.
• Справочник типов оборудования.

Управление адресами и маршрутами:

• Справочник стран.
• Справочник областей/регионов.
• Справочник населенных пунктов.
• Справочник транспортных узлов.
• Справочник почтовых индексов.
• Справочник улиц и строений.
• Комплексное формирование географических данных.
• Логистические зоны.
• Тарифные зоны.
• Этапы транспортировки груза.
• Схемы транспортировки.

Управление рейсами:

• Создание рейса, автоматическое / ручное формирование груза на рейс.
• Контроль загрузки рейса и, в случае необходимости, добавление новых машин.
• Выпуск манифеста и товарно-транспортной накладной для отправляемого рейса.
• Простановка отметки об отправке рейса.
• Формирование и отправка извещения об отправке рейса.
• Переназначение терминала разгрузки рейса.

Диспетчеризация:

• Генерация гаражной ведомости на конкретный день;
• Автоматическое определение гаражного номера машины для оперативных заказов;
• Обмен сообщениями между диспетчером и клиентским отделом, протоколирование диалога;
• Возможность передачи заказа от одного водителя другому;
• Ввод водителем информации о принятых заказах;
• Ввод диспетчером информации о невыполненных заказах;
• Отмена заказа с указанием причины и инициатора отмены;
• Оформление и печать маршрутного листа на перевозку груза
• Отмена доставки груза с указанием причины и инициатора отмены;
• Ввод подтверждения о заборе груза / доставке груза;
• Регистрация груза, не доставленного водителем получателю;
• Автоматическое ведение легенды работы с заказами;

Контроль выполнения заказа:

• Сквозной контроль выполнения доставки груза по контрольным точкам, разрешение инцидентов (в том числе с использованием сети Интернет).
• Работа с проблемным грузом сопровождается регистрацией всех действий, производимых с проблемной отправкой.

Сопроводительные и рабочие документы:

Выходные рабочие документы

• Заявка (заказ).
• Лист доставки, лист забора.
• Товарно-транспортная накладная, путевой лист.
• Манифест (предварительный и дорожный).
• Наклейка (с использованием штрих-кода).
• Гаражная ведомость, ведомость получения документов и средств связи.

Сопроводительные документы, необходимые для перевозки:

• транспортные накладные, таможенные декларации;
• счета на оплату услуг, счета-фактуры.

Аналитическая информация:
Выпуск аналитических отчетов по различным информационным срезам.

По грузу:

• Отчет по сортировке.
• Отчет по отправкам.
• Отчет по самопривозу/самовывозу.
• Отчет по транзитному грузу.
• Отчет по ценным грузам.

По машинам:

• Отчет по рейсам, пробегу, расходу топлива.
• Отчет по стопам (ежедневно по всем пунктам маршрута движения).

По водителям:

• Отчет по табелю (список всех водителей по указанной гаражной ведомости).
• Отчет по табелю (оперативный / окончательный), отображает количество отработанных водителем часов.

Управление услугами, тарифами и счетами:

• Справочник основных сервисов, дополнительных сервисов.
• Справочник семейства услуг, справочник услуг.
• Справочник структур тарифов и самих тарифов.
• Справочник налогов.
• Справочник типов счетов, способов выставления счетов, моделей счетов.
• Заполнение тарифов.
• Подготовка счетов.
• Контроль доставки счетов и их оплаты клиентом.
• Счета-проформы.
• Справочник курсов валют.
• Экспорт данных в финансовую / бухгалтерскую систему (например 1С, SCALA).

Многоуровневая структура управления:

Разработанная система управления перевозками поддерживает работу компаний с различной структурой от самой простой, до сложной - поддерживается работа нескольких компаний, каждая из которых может иметь несколько агентств, а агентство может объединять несколько центров ответственности и центров прибыли.

Компания может иметь несколько филиалов в разных городах.

Для каждого филиала обеспечивается раздельная работа офиса по приему заказов (клиентского отдела) и терминалов по обслуживанию заказов.

Распределенная архитектура:

В системе управления перевозками поддерживается автономная работа всех узлов информационной системы с регулярным обменом информацией о клиентах, заказах и грузе по различным каналам связи (электронная почта, Интернет). При наличии надежных каналов связи есть возможность работы всех пользователей с Центральной базой данных в терминальном режиме.

Система управления перевозками обеспечивает сохранение в центральной базе данных полной информации о работе всех подразделений компании. Надежность хранения данных достигается за счет использования СУБД Oracle.

Для клиентов компании предоставляется удаленный доступ к центральной базе данных через Интернет для оформления заказов на перевозку, печати наклеек, а также для отслеживания процесса выполнения заказа.