Зачем нам информационная система?

"Зачем нам информационная система?" - очень простой вопрос и так сложно дать правильный и убедительный ответ на него.
Руководители компаний, внедрившие у себя информационные системы автоматизации бизнес-процессов, отмечают повышение эффективности управления и рост прибыли при использовании тех же ресурсов.
Такой результат достигается за счет того, что применение информационной системы позволяет построить более эффективную совместную работу сотрудников компании, минимизирует различного рода риски и связанные с ними дополнительные издержки, открывает новые возможности расширения спектра предоставляемых клиентам услуг.
В первой части статьи рассмотрены потенциальные проблемы логистических компаний и то, каким образом внедрение информационной системы позволяет их решить.

Часть 1. Решение проблем, минимизация рисков

Для учета, контроля и обработки всей информации, связанной с планированием и выполнением грузоперевозок, необходим эффективный инструментарий - этот факт неоспорим. В большинстве случаев каждый сотрудник компании самостоятельно решает проблему выбора такого инструментария (читай прикладных программ для хранения и обработки данных).

Безусловным лидером является пакет офисных программ Microsoft Office и прежде всего MS Excel, MS Word, реже MS Access. Однако для эффективной совместной работы сотрудников компании-логистического оператора не обойтись без единой корпоративной информационной системы. Давайте вначале определимся, что такое информационная система (ИС).

ИС представляет собой некое информационное пространство, в котором циркулирует информация - по определенным правилам попадает из внешней среды (и во внешнюю среду), видоизменяется и хранится. По сути, информационная система - это хранилище данных, правила и механизмы изменения этих данных.

Информационная логистическая система - система, автоматизирующая деятельность логистических операторов, компаний-грузоперевозчиков.

Рассмотрим подробнее, какие проблемы позволяет решить информационная логистическая система и какие появляются дополнительные возможности.

Проблема доступности информации

Распространенная ситуация - сотрудники отдела продаж ведут собственные клиентские базы в MS Excel. Начальнику отдела чтобы подготовить отчет о работе отдела приходится собирать персональные отчеты и по ним составлять сводный отчет. А если часть сотрудников на переговорах - подготовка сводного отчета растягивается на несколько дней.

Другая ситуация - несколько сотрудников, допустим, клиентского отдела договорились и создали единый файл, в котором должна отражаться информация по работе над заявками (договорами) - текущая стадия выполнения, например. Они так же столкнутся с проблемой доступности данных - изменять данные в файле сможет только один сотрудник (потому что при открытии файла он весь блокируется, просмотреть информацию может и удастся, а вот изменить точно нет), остальные вынуждены дожидаться, когда файл будет закрыт. Потерянное время, потерянная информация.

Проблема доступности данных, равно как и оперативности доступа к этим данным практически отсутствует в случае, если сотрудники вашей компании работают с единой информационной системой. В любой момент времени, любой сотрудник может создать, изменить или просмотреть требуемую информацию. Для формирования требуемого отчета необходимы считаные секунды - вся информация хранится в базе данных и доступна в любое время.

Проблема полноты (качества) информации

Еще одна проблема, с которой сталкиваются руководители, да и рядовые сотрудники тоже - это полнота и качество данных. Проблема выражается в том, что для принятия управленческого недостаточно данных (например, не ведется учет по источниками информации, откуда клиенты узнали о компании), данные не достаточно качественные (одни менеджеры интересуются персональной информацией контактных лиц, другие - нет), данные разрозненные.

Применение информационной системы позволяет решить эту проблему - в базе данных сохраняется вся требуемая информация в едином формате, соответствующая условиям проверки (например, ИНН должен быть 10 символьным для физлиц, а для юрлиц - 12 символьным, e-mail должен содержать символ "@" и тп.).

Использование информационной системы позволяет так же избавиться от ненужного дублирования данных, а, значит, и возможных ошибок.

Проблема актуализации информации

Трудно спорить с тем фактом, что востребована только актуальная (соответствующая действительности) информация. В ситуации, когда разные сотрудники ведут собственные базы, частично дублирующие друг друга (например - база договоров у юристов и клиентская база у отдела продаж), возникает проблема поддержки информации в актуальном состоянии. Так при изменении, допустим, контактного телефона у клиента узнать об этом должны все заинтересованные подразделения компании.

При использовании информационной системы такой проблемы попросту нет - изменившаяся информация доступна всем пользователям, имеющим соответствующие права. При использовании нескольких систем (например, системы бухгалтерского учета и системы планирования перевозок), задача актуализации информации решается еще на этапе разработки, таким образом, при изменении информации в одной системе, новые данные автоматически передаются в другую систему.

Проблема единых стандартов и технологий

Информационная система характерна тем, что содержит так называемую бизнес-логику - правила и механизмы, которые регламентируют процессы работы с информацией. Таким образом, компания, внедрившая информационную систему, обеспечивает соблюдение единой технологии работы подразделений и филиалов. Все документы - будь то договор, накладная, коммерческое предложение или внутренние отчеты, выпускаемые разными сотрудниками при помощи информационной системы, оформлены единообразно в соответствии с фирменным стилем компании и внутренними требованиями.

Проблема информационной безопасности

В отношении корпоративной информации, задачами информационной безопасности в компании являются защита данных от хищения, искажения (умышленного или случайного), потери и ограничение доступа.

Использование корпоративной информационной системы позволяет упростить решение этих задач - все данные хранятся в базе данных на сервере, ограничить физический доступ к серверу и хранящейся на нем информации гораздо проще и дешевле, чем решить ту же задачу для рабочих станций сотрудников. Сервера информационной системы подключены к источнику бесперебойного питания, данных хранятся на RAID-массивах (набор независимых дисков с частичным или полным дублированием хранящейся информации), обеспечивается регулярное резервное копирование данных на внешние носители. Все эти меры сводят практически к нулю риск потери данных, а если данные все же были утеряны, их можно оперативно восстановить с резервной копии.

Данные, хранящиеся на сервере защищены от хищения - только системный администратор имеет доступ к серверу с максимальными правами. Остальные сотрудники обращаются к данным через интерфейс информационной системы, причем только к тем данным, доступ к которым разрешен выданными пользователю правами.

Когда ваши сотрудники хранят клиентскую базу в MS Excel, есть ряд рисков, которыми не стоит пренебрегать:
- риск того, что при увольнении файл с клиентской базой будет в лучшем случае унесен с собой, а в худшем и вовсе удален;
- Риск того, что после очередного выключения электричества в офисе файл с важными данными будет испорчен, а информация потеряна;
- Риск того, что менеджер клиентского отдела внезапно заболел, а вся информация по заказам его клиентов находится на ноутбуке дома и передать ее нет возможности.

Использование корпоративной информационной системы исключает возможность возникновения подобных ситуаций.

Проблема исторических данных

Для стратегического планирования, принятия управленческих решений, разбора спорных ситуаций необходимы исторические данные. Если в компании не внедрена корпоративная информационная система, уровень детализации исторических данных ограничивается, как правило, лишь историей выполненных заказов клиентов. Документы, сопровождающие выполнение заказов, конечно, тоже хранятся в архиве в твердой копии, но поиск и анализ такой неструктурированной информации представляет собой практически невыполнимую задачу.

Внедрение корпоративной информационной системы с одной стороны решает ряд проблем, связанных с коллективной работой сотрудников в организации, и позволяет минимизировать финансовые и временные риски.

С другой стороны, применение информационной системы открывает новые возможности для компании - возможности по оптимизации рабочего процесса как внутри компании, так и при работе с контрагентами, возможности анализа информации и расширению предоставляемых компанией услуг.

Об открывающихся возможностях - в следующей части статьи.

Тихонов Алексей
ООО Интегрированные Программы, 2009 год